Rachunek Kosztów

Proponowany program jest przeznaczony do prowadzenia rachunku kosztów podmiotów medycznych z podziałem na rodzaje kosztów i miejsce ich powstawania. Głównym zadaniem programu jest wyliczanie kosztów końcowych komórek zadaniowych oraz kosztów zdefiniowanych procedur medycznych.

Do przenoszenia kosztów z komórek usługowych na zadaniowe wykorzystujemy metodę podwójnego podziału kosztów uwzględniającą alokację kosztów zgodnie z wykonanymi procedurami medycznymi.

Program może pracować niezależnie od wykorzystywanych systemów FK. Księgowanie faktury np. za energię elektryczną, wygląda następująco:

Księgujemy całą kwotę w Zespole IV systemu FK.
Wpisujemy tę samą kwotę do programu RKS wykorzystując zdefiniowany tam odpowiedni rozdzielnik kosztów. Program rozbije fakturę na konta komórek OPK (Zespół V) i wpisze w odpowiednie konto kosztowe (Zespół IV). Wszystko w programie RKS.
Po włączeniu obliczeń, program zgodnie z obowiązującymi zasadami, przeniesie wszystkie koszty komórek usługowych na OPK zadaniowe.
Wynikiem końcowym są koszty końcowe na komórkach zadaniowych i wycena procedur medycznych.
W programie RKS mamy pełną informację o kosztach procedur medycznych oraz kosztach na kontach Zespołu IV i kontach Zespołu V. W programie FK możemy łącznymi (pojedynczymi) kwotami zaksięgować koszty na kontach syntetycznych np. 500, 501, 530, 535, 550. Odpowiednie kwoty wskazuje nam program RKS.
Przewidujemy też możliwość przekazywania informacji o kosztach procedur i OPK do planowanych systemów Ministerstwa Zdrowia oraz Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji.

Rozpoczęcie pracy z programem zaczynamy od:

wprowadzenia kont Zespołu IV,
zdefiniowania ośrodków powstawania kosztów (OPK),
zdefiniowania rozdzielników kosztów stałych,
zdefiniowania procedur medycznych.

Rachunek Kosztów - Przykładowy okienko z komórkami kosztowymi (OPK).

W kolumnie ‘P’ zaznaczone są komórki typu ‘OPK proceduralne’.

Konta kosztowe - Przykładowe okno z kontami kosztowymi (Zespół IV).

Dla ułatwienia program ma wbudowany plan kont ‘Zespołu IV’ zgodny z podanym w Rozporządzeniu. Budowa własnego planu kont polega na wskazaniu interesujących nas pozycji.

Rozdzielniki kosztów - Przykładowe okienko z definicjami Rozdzielników Kosztów.

Część kosztów, np. za energię elektryczną, musimy zaksięgować w koszty bezpośrednie komórek. Musimy więc je najpierw jakoś podzielić. W programie definiujemy odpowiednie ‘Rozdzielniki kosztów’, które służą do podziału i księgowania kosztów wspólnych.

Procedury medyczne - Przykładowe okienko z definicjami Procedur Medycznych.

Na początku to najbardziej skomplikowany element nowego systemu rozliczania kosztów. Ale po jednorazowym zdefiniowaniu składu procedur i wyceny ich składników, program co miesiąc będzie aktualizował koszty wykonywanych procedur. Dla ułatwienia pracy możemy korzystać z wbudowanego słownika procedur medycznych ICD-9 PL zgodnego z publikowanych na stronach NFZ.

Wprowadzanie danych do programu podzielone jest na cztery części:

wprowadzanie pozycji księgowych,
wprowadzanie informacji o ilościach usług, porad, punktów.
wprowadzanie klucza definiującego zasady podziału kosztów,
wprowadzanie ilości wykonanych procedur medycznych.

Pozycje księgowe widoczne są w formie tabeli, do której wpisujemy: oznaczenie komórki kosztowej (Zespół V), datę, numer i treść pozycji księgowej, kwotę pozycji z podziałem na rodzaj kosztu (Zespół IV).

Rachunek Kosztów - Przykładowy ekran z pozycjami księgowymi.

Tak powstają koszty bezpośrednie komórek.

Podczas wprowadzania danych mamy klika funkcji pomocniczych ułatwiających typowe czynności podczas księgowania kosztów:

rozdzielniki umożliwiające rozbijanie kosztów (np. za energię elektryczną, ścieki, ogrzewania wg zadanego klucza),
powielanie daty, treści i typu pozycji,
import rozdzielnika wynagrodzeń z programu płacowego,
import rozdzielnika amortyzacji w programu środków trwałych.

Dopisanie z kalkulatora - Przykładowe okno do podziału faktury za energię elektryczną.

Program może być zintegrowany z systemem FK. Wtedy wprowadzanie pozycji księgowych polega na wyświetleniu danych zaksięgowanych w programie finansowo-księgowym (w Zespole IV) i przypisaniu im komórki, której dana pozycja dotyczy lub sposobu podzielenia danej pozycji na kilka komórek.

Wprowadzanie pozycji księgowych polega na wyświetleniu danych zaksięgowanych w programie finansowo-księgowym.

Drugim rodzajem wprowadzanych informacji jest podanie w każdym miesiącu ilości udzielonych porad, usług, punktów.

Przykładowy fragment ekranu nanoszenia ilości porad, punktów i usług.

Ostatnim etapem jest naniesienie klucza podziału kosztów. Można podawać ilości wykonanych usług, ilości punktów, metry kwadratowe, procenty, rozchody wartościowe, wskazanie że koszty mają być przenoszone proporcjonalnie do kosztów płacowych czy kosztów całkowitych wybranych komórek. Nowym elementem jest przenoszenie kosztów zgodnie z faktycznymi ilościami wykonanych procedur medycznych.

Rachunek kosztów - Przykładowy fragment ekranu nanoszenia klucza podziału kosztów.

Przy wprowadzaniu tych danych pomocne są funkcje nanoszenia danego klucza na wszystkie miesiące lub kopiowanie dowolnego klucza z miesiąca poprzedniego.

Po naniesieniu wymienionych danych pozostaje wykonania wydruków i ewentualny eksport danych do programu FK ( Zespół V ). Program samodzielnie wykonuje wszystkie etapy naliczania kosztów bezpośrednich, wyliczania współczynników podziału kosztów, wyliczania kosztów pośrednich i końcowych. Z kosztów bezpośrednich i końcowych wyliczane są koszty średnie świadczeń oraz kilka dodatkowych zestawień.

Wskazujemy miesiące, za które mają być wykonane obliczenia oraz zaznaczamy interesujące nas wydruki.

Wydruki - Okno z wydrukami kosztów bezpośrednich.

Tak samo jak widoczne w oknie powyżej, drukowane są koszty końcowe komórek zadaniowych oraz końcowe koszty porad, usług i punktów.

Możliwe jest wydrukowanie dla dowolnej komórki dokładnego składu kosztów pośrednich tak z podziałem na źródło ich powstawania ( komórki ) jak i rodzaj.

Koszty pośrednie - Okno z wydrukiem wyceny procedur

Kilka przykładowych wydruków programu

Na zamieszczonych wydrukach są oznaczenia kont jeszcze z roku 2020 ale aktualna wersja operuje oczywiście na kontach zgodnych z Rozporządzeniem.

Fragment przykładowego wydruk rozliczenia procedur w komórce USG. Procedury zdefiniowane zostały zgodnie z klasyfikacja ICD-9 w. 5.56. Dla każdej procedury podana jest jej cena wynikająca z definicji procedury oraz koszt procedury wyliczony na podstawie faktycznie ponoszonych kosztów. Dalej mamy ilości wykonanych procedur oraz wartość tych procedur wyliczonych wg. cennika i wartość wyliczoną z faktycznie poniesionych kosztów. Ostatnia kolumna podaje wartość zysku ( ew. straty ) dla danej procedury.